AI Destekli Veri Çıkarmayı Preset ile Otomatikleştirme: Tekrar Eden Belge İşlerini Bir Kez Kur, Sürekli Kullan

Her Pazartesi aynı tedarikçi faturalarını açıp satır satır Excel'e kopyalıyor musunuz? Her ay banka ekstrelerini elle düzenliyor, her hafta irsaliyelerdeki kalemleri tek tek giriyorsunuz? Bu işler yanlış değil — sadece gereksiz yere tekrarlıyor.

Tablola'nın preset sistemi tam bu noktada devreye giriyor: belge tipinizi bir kez tanımlıyorsunuz, çıktı formatınızı bir kez ayarlıyorsunuz ve artık her seferinde aynı adımları yeniden kurmanıza gerek kalmıyor.

Kısa cevap: Preset, "şu tür belgeyi şu formatta çıkar" talimatını kaydeden hazır bir iş akışıdır. Fatura, irsaliye, banka ekstresi veya satın alma siparişi gibi düzenli işlediğiniz belgeler için bir preset kurduğunuzda, sonraki her işlem tek tıkla tamamlanır. Manuel adımları, yeniden yapılandırmayı ve tekrarlayan hataları ortadan kaldırır.

Preset Nedir ve Manuel İşlemden Farkı Ne?

Tablola'da bir belgeyi işlediğinizde iki yol vardır:

1. Her seferinde sıfırdan başlamak: Belgeyi yükle, ne çıkaracağını seç, sütunları ayarla, çıktıyı indir. Bu yaklaşım tek seferlik işler için mantıklıdır.
2. Preset kullanmak: "Bu belge türünden şu alanları çıkar, şu sütun sırasıyla Excel'e aktar" komutunu bir kez kaydet. Bir sonraki seferde yalnızca belgeyi yükle — geri kalanı otomatik.

Farkı somutlaştırmak için düşünün: Muhasebe departmanınız her ay 40-50 fatura işliyor. Her fatura için aynı alanlar gerekiyor — fatura numarası, tarih, tutar, KDV, tedarikçi adı. Bunu preset olmadan yapmak, 40 kez aynı ayarları girmek demektir. Preset ile bu ayarlar bir kez girilir; her ay yalnızca yeni faturalar yüklenir.

Tablola'nın fatura verisini Excel'e aktarma preseti tam bu amaca hizmet eder: fatura tipine özel alanlar önceden tanımlıdır, siz yalnızca belgeyi getirirsiniz.

Hangi Belgeler için Preset Kurmalısınız?

Her belge preset gerektirmez. Presetten en çok kazanç sağladığınız durumlar şunlardır:

• Aynı şablondan gelen belgeler: Belirli bir tedarikçinin faturaları, bankanızın ekstresi, sabit formatlı irsaliyeler.
• Haftalık veya aylık tekrar eden işler: Bordro tabloları, stok raporları, sipariş özetleri.
• Birden fazla kişinin işlediği belgeler: Ekibin her üyesinin aynı çıktı formatını kullanması gerektiğinde preset, tutarlılığı garanti eder.
• Toplu işlemler: Onlarca belgeyi aynı yapılandırmayla işlemek istediğinizde.

Öte yandan, tek seferlik veya yapısı çok değişken belgeler için esnek manuel işlem daha pratik olabilir. Preset ile manuel yaklaşımın karşılaştırması için hangi yöntemin ne zaman daha iyi çalıştığına dair bu yazıya göz atabilirsiniz.

Sık karşılaşılan belge türleri için Tablola'da hazır presetler bulunuyor:

• Banka ekstresi → Excel/CSV
• İrsaliye ve sevk notu → Excel
• Satın alma siparişi → Excel
• Fiş fotoğrafları → Excel

Bu presetleri olduğu gibi kullanabilir ya da kendi ihtiyaçlarınıza göre uyarlayabilirsiniz.

Preset Nasıl Kurulur? Adım Adım

Tablola'da preset oluşturmak karmaşık bir teknik bilgi gerektirmiyor. Genel akış şu şekilde işliyor:

1. Örnek belgenizi yükleyin. İşlemek istediğiniz belge türünden temsili bir örnek seçin — bir fatura, bir ekstre, bir sipariş formu.
2. Çıkarmak istediğiniz alanları tanımlayın. Hangi sütunların Excel'e geçmesi gerektiğini belirleyin. Tablola'nın AI katmanı belgeyi analiz eder ve öneriler sunar; siz onaylayıp düzenleyebilirsiniz.
3. Çıktı formatını ayarlayın. Sütun adları, sıralama, sayı formatı, para birimi gibi tercihlerinizi kaydedin.
4. Preseti adlandırıp kaydedin. Artık bu preset, aynı türdeki belgelere uygulanmak üzere hazırdır.
5. Sonraki kullanımda yalnızca belgeyi yükleyin. Preseti seçin, çalıştırın — Excel çıktınız hazır.

Taranmış veya görsel tabanlı belgeler için de aynı akış geçerlidir. OCR katmanı devreye girerek görsellerden metin çıkarır; preset ise bu metnin nasıl yapılandırılacağını belirler. Taranmış PDF'den Excel'e çevirme preseti, bu kombinasyonun hazır bir örneğidir.

Sık Sorulan Sorular

Preset oluşturmak için teknik bilgi gerekiyor mu?

Hayır. Tablola'nın arayüzü, preset kurulumunu kod yazmadan yapmanıza olanak tanır. Belgeyi yükleyip alanları işaret etmek yeterli; AI katmanı geri kalanı için rehberlik eder.

Aynı belgenin farklı versiyonları preset'i bozar mı?

Küçük format farklılıkları (farklı yazı tipi, hafif düzen değişikliği) genellikle sorun yaratmaz çünkü Tablola içeriği yapısal olarak değil, anlamsal olarak tanır. Ancak belge yapısı köklü biçimde değişirse (örneğin sütun düzeni tamamen farklılaşırsa) preseti güncellemek gerekebilir.

Birden fazla belgeyi aynı anda preset ile işleyebilir miyim?

Evet. Toplu işleme özelliğiyle aynı türdeki onlarca belgeyi tek seferde aynı preset üzerinden çalıştırabilirsiniz. Bu özellik özellikle ay sonu kapanışlarında veya büyük veri aktarımlarında ciddi zaman tasarrufu sağlar.

Hazır presetlerle kendi presetim arasındaki fark nedir?

Tablola'nın hazır presetleri fatura, irsaliye, banka ekstresi gibi yaygın belge türleri için optimize edilmiş başlangıç noktalarıdır. Bunları doğrudan kullanabilir ya da kendi iş sürecinize göre özelleştirerek kaydedebilirsiniz. Kendi presetleriniz ise tamamen size özgü alanları, sütun adlarını ve çıktı formatını içerir.